Blog Chaos bei privaten Planungen vermeiden– auf der Arbeit geht es doch auch!

Chaos bei privaten Planungen vermeiden– auf der Arbeit geht es doch auch!

Jeder kennt es bestimmt: Wenn mehrere unterschiedliche Personen an einer Sache arbeiten kann leicht Chaos entstehen, wenn die richtige Abstimmung, Organisation und Planung fehlt. Als Trauzeugin meiner Freundin bei Ihrer Hochzeit, wo viele organisatorische und planerische Tätigkeiten anfielen und natürlich nicht nur ich sondern das Brautpaar selbst, ein zweiter Trauzeuge sowie die Brauteltern involviert waren, habe ich dies direkt zu spüren bekommen. Ständig die gleichen Fragen und Verwirrung wie z.B. "In welcher E-Mail waren die Ideen für die Einladungskarten", "Wo liegt die Excel Liste mit den Location Adressen", "Hast du dich schon um die Gästeliste gekümmert?", direkt zu Beginn der Planung waren dann an der Tagesordnung. Zudem kam erschwerend hinzu, dass nicht alle Beteiligten am gleichen Standort ansässig waren - und nicht mal eben schnell für die Abstimmung der Programms am Hochzeitstag vorbei schauen konnten - oder durch unterschiedliche Arbeitszeiten eine gemeinsame Uhrzeit zu finden eh unmöglich erschien. Es fehlte einfach an einer Übersicht wo Fragen wie "Welche Aufgaben stehen an?", Wer ist an welcher Aufgabe beteiligt?", "In welchem Stadium befindet sich die Aufgabe?" und "Was hat aktuell Priorität?" beantwortet wurden.

Durch meine tägliche Projektarbeit in unserer Firma wusste ich, dass solche Fragen einfach und unkompliziert mit einer Kanban-Taskboard und in Verbindung mit Redmine visualisiert und strukturiert beantwortet werden können. Eine Kanban-Planungstafel bei mir im Wohnzimmer bis zur Hochzeit meiner Freundin aufzustellen und Redmine in einem Netzwerk für uns Beteiligte einzurichten, stellte jedoch keine einfach umzusetzende und perfekte Lösung für den Alltag dar.

Auf der Suche nach einem geeigneten Tool, bin ich dann schließlich auf Trello gestoßen.

Trello ist ein kostenloses webbasiertes Projektmanagement Tool, wofür auch eine App für das Handy zur Verfügung steht. Auf einem zunächst leeren Bildschirm legt man ein sog. Board an, welches ein Projekt, in meinem Fall "Hochzeitsplanung" repräsentiert. Hierbei handelt es sich um eine Tafel, vergleichbar mit der Kanban-Planungstafel. Man kann beliebig viele dieser Boards einrichten und Mitglieder zu den Boards einladen. Innerhalb dieser Boards werden dann die anstehenden Aktivitäten für das Projekt angelegt in Form von sog. Cards, die in Listen organisiert werden. Standardmäßig gibt Trello die drei Listen "To Do", "Doing" und "Done" vor. Diese kann beliebig abgeändert und erweitert werden. Auf der Rückseite der jeweiligen Card steht eine Vielzahl nützlicher Funktionen zur Verfügung. So beschreibt ein Text die Aktivität genauer und es können unterschiedliche Elemente eingebettet werden, wie etwa Fotos, Dokumente und vieles mehr. Die einzelnen Cards lassen sich dann innerhalb der Listen hin- und herschieben und können den Personen die Zugriff auf das Board haben zugewiesen werden. Um die Dringlichkeit der einzelnen Aktivitäten aufzuzeigen kann eine Date Line hinterlegt werden oder die Cards farbig markiert werden. Für die gemeinsame Planung mit zwei oder mehr Personen sind die Funktionen wie Kommentierung der Cards, Diskussionen, Checklisten und Vote-Funktion zusätzliche praktische Helfer.

Das Ganze hat für alle Beteiligten ganz einfach und intuitiv funktioniert. Zudem konnten alle Beteiligten mit entsprechenden Zugriffsrechten jederzeit einsehen, wie der Status einzelner Aufgaben ist. Durch das gemeinsame Vorgehen im Tool Trello erwies sich das Wort Chaos im unserem Projekt „Hochzeitsplanung“ als Fremdwort.