Blog Herausforderung – Ein Unternehmen wächst

Herausforderung – Ein Unternehmen wächst

Wenn ein Unternehmen zu schnell wächst, ist die Gefahr groß, dass Führungs-, Organisations- und Strukturfragen auf der Strecke bleiben. Es führt dazu, dass die Führung inkonsequent wird, neue Mitarbeiter ihre Aufgaben nur „irgendwie“ übernehmen, Unzufriedenheit bei der Belegschaft entsteht, das Arbeitsklima sich verändert, die Krankheitsrate steigt und – im schlimmsten Fall – gute Mitarbeiter gehen. Teure Fehlentscheidungen folgen, dann verlangsamt sich das Wachstum – die Versäumnisse kommen zurück wie ein Bumerang.

Auch n-design hat, seitdem das Unternehmen im Jahr 2000 gegründet wurde, den Wandel vom 1-Mann-Unternehmen zu einer Firma mit mehr als 20 Beschäftigten miterlebt. Die oben beschriebene Situation mussten wir zum Glück nicht an uns selbst erleben. Damit dies so bleibt, muss auch zukünftig mit den Herausforderungen eines wachsenden Unternehmens sorgsam umgegangen werden.
Ein paar Erfahrungswerte aus unseren letzten Jahren:

1.    In der Ruhe liegt die Kraft

Ein zu schnelles Wachstum der Belegschaft, weil gerade die Auftragsbücher voll sind, ist nicht immer der beste Weg zum Ziel ist. Um langfristig und nachhaltig erfolgreich zu sein, ist eine vernünftige Planung des Wachstums und der benötigten Ressourcen im Voraus notwendig. Manchmal ist der kurzfristige Weg über die Unterstützung durch externe Mitarbeiter bei Projekten z.B. aus Partnerunternehmen der bessere Weg, als hastig neues Personal zu suchen und einzustellen. Dafür sollte man sich Zeit lassen und eine gründliche Personalplanung vorab vornehmen. Zudem muss eine ausreichende Einarbeitungsphase für jeden neuen Mitarbeiter eingeplant und eingehalten werden, um ein einheitliches und konstantes Qualitätsniveau zu halten.

2.    In dieselbe Richtung rudern – Unternehmensleitbild definieren

Zum Wachstum eines Unternehmens gehört es auch, ein Unternehmensleitbild zu definieren. Hierfür müssen Fragestellungen wie z.B. Wie ist die zukünftige Entwicklung geplant? Wo soll die Veränderung hingehen? Wie groß soll das Unternehmen tatsächlich einmal werden? Was ist das Ziel für die nächsten Jahre? beantwortet  werden. Erst dann kann Schritt um Schritt notwendige Maßnahmen eingeleitet werden, um diese gesteckten Ziele zu erreichen. Es wirkt zum einen nach innen für die Belegschaft als Orientierung und Motivator. Zum anderen kann die Geschäftsführung hierdurch ihre Vision, Werte und Ziele, welche angestrebt werden, zum Ausdruck bringen und vermitteln. Aber auch nach außen ist ein Leitbild wichtig, denn es macht deutlich, wofür eine Organisation steht.

3.    Offen sein für etwas Neues und Entscheidungen kommunizieren bzw. gemeinsam treffen

Veränderungen in einem Unternehmen werden oft als bedrohlich oder unangenehm angesehen. Auch wenn es sich dabei um positive Entwicklungen für das Unternehmen handelt. Bei der Belegschaft kann sich das Gefühl einschleichen, dass sich die Situation verschlechtert oder einem etwas weggenommen wird. Um dem entgegen zu wirken, ist es wichtig gegenüber der Belegschaft immer mit offenen Karten zu Spielen und keine Vogel-Strauß-Politik an den Tag zu legen. Denn hierdurch werden Ängste erst erzeugt. Je besser geplant und je stärker die Mitarbeiter bei der Ziel- und Maßnahmenfindung mit einbezogen werden, desto engagierter und motivierter werden sie sich für das Unternehmen einsetzen und desto erfolgreicher wird das Unternehmen wachsen.

4.    Kommunikation aufrecht erhalten

Geht der Austausch über die Geschehnisse in einem 5-Mann-Unternehmen noch wie von selbst, wird die Kommunikation natürlich immer schwerer, umso größer eine Belegschaft wird. Dafür kann man sich doch einfacher Instrumente bedienen. Diese sind das klassische Meeting wie z.B. regelmäßige Jour fixes und Mitarbeitergespräche. Wir bei uns haben darüber hinaus zusätzlich ein wöchentliches Entwicklerfrühstück eingeführt. Bei diesem kann die Belegschaft über aktuelle Projektsituationen- und Probleme sprechen sowie innerhalb eines unkomplizierten Rahmens sich bei einem gemeinsamen Frühstück über neue Technologien, Methoden etc. austauschen und diskutieren. Auch Lessons Learned-Meetings und Technologie-Workshops werden bei Bedarf oder Anlass von Mitarbeitern für Mitarbeiter durchgeführt, um über das Projektgeschäft hinaus einen stetigen Kommunikationsaustausch zu fördern.

5.    Wächst das Unternehmen, wachsen auch die Aufgaben – Für die Geschäftsführung…

Vor 15 Jahren startete unserer Geschäftsführer zunächst alleine als selbstständiger Berater – doch nach und nach wuchsen die Zahl der Aufträge und die Mitarbeiteranzahl. Dadurch kommen neue Aufgaben hinzu, die vom Geschäftsführer nicht mehr alleine zu bewältigen sind. Die Rolle als Chef eines Unternehmens muss er für sich neu definieren: Welche Projekte kann er noch selbst betreuen? Wie kann das Zusammenspiel mit zwanzig Mitarbeitern funktionieren? Und wie bekommt er es hin, dass alle Mitarbeiter die Aufgaben nach den Standards bearbeiten, die ihm selbst wichtig sind?
Es wurde nach und nach notwendig auch zu delegieren und über die Einrichtung einer zweiten Führungsebene nachzudenken. Dabei ist uns immer wichtig, dass unsere Unternehmensstruktur weiterhin durch eine flache Hierarchie und kurze Kommunikationswege geprägt ist. Daher werden nur dann neue Ebenen eingefügt werden, wenn Sie wirklich notwendig sind. Strukturen auf Vorrat zu schaffen passt nicht auf ein Unternehmen, in dem Agilität tief in der Wertschöpfungskette verankert ist.

6.    Wächst das Unternehmen, wachsen auch die Aufgaben – … auch für die Belegschaft

Handelt es sich bei einem Unternehmen nicht mehr um einen Zwei-Mann-Betrieb, werden auf einmal Aufgaben für ein Unternehmen wichtig, die zuvor nur sporadisch ausgeübt wurden oder gar nicht notwendig waren, wie z.B. Marketing- und Vertriebsaufgaben, Buchhaltung, Verwaltungstätigkeiten, Personalführung oder innere Administration von Hardware- und Software. Entscheidungen ob und wie innerhalb der bereits bestehenden Belegschaft diese Aufgaben verteilt werden können, ohne dabei eine langfristige Überforderung herbeizuführen oder ob neues Personal eingestellt werden muss, um die zusätzlichen Aufgaben zu bewältigen, müssen getroffen werden.

7.    Wenn neue Rollen entstehen - Handeln mit Freiraum aber mit Vorgaben

Wenn neue Rollen im Unternehmen entstehen, sollen sie nicht unnötig bürokratisierend wirken, sondern eine Chance sein, die Richtige Richtung zu weisen, vor allem bei neuen Führungspositionen. Daher ist es wichtig nicht nur neue Rollen zu benennen, sondern klar für diese Rollen zu formulieren, was die Aufgabe der Rolle sein soll und welche Verantwortungsbereiche dazu gehören.

8.    Neue betriebliche Prozesse im Unternehmen einführen

Wachstum erfordert auch in Maßen neue Prozesse. Auch hier sollte man darauf Wert legen, nicht unnötig alles zu bürokratisieren. Einige festgelegte Standards helfen jedoch effektiv, effizient und qualitativ arbeiten zu können, wobei genügend Freiraum für eigene Ideen und Verbesserungsvorschläge geschaffen werden muss. Die Prozesse sollen als Orientierung dienen und neuen Mitarbeitern beim Start in das Unternehmen helfen, sich mit den Abläufen etc. besser zurecht zu finden. Betriebliche Prozesse, die aus unserem Team heraus über die letzten Jahre entstanden, sind z.B. unser eigenes Vorgehensmodell n-gine und der eigene Qualitätsmanagement-Leitfaden n-rule, welche wir bei unseren Softwareentwicklungs-Projekten nutzen.

Fazit:

Der Herausforderung haben wir uns erfolgreich gestellt. Für uns geht ein gesundes Unternehmenswachstum nur mit einer guten Kommunikation einher und das wir unsere flachen Hierarchien trotz Veränderungen bewahren, darauf möchten wir auch in Zukunft ein großes Augenmerk legen, wenn es heißt – unser Unternehmen wächst!